Inventario de Archivo Documentario y Bienes Culturales

En un Inventario de Archivo Documentario y Bienes Culturales, se tomará en consideración las siguientes actividades:

  • Se realizará la organización documental, mediante la clasificación de series documentales, ordenación cronológica, numérica, alfabética de la documentación archivada por el Equipo
  • Se realizará la descripción documental, utilizando instrumentos de gestión como los inventarios de series documentales, catálogos e índices del archivo de gestión.
  • Se elaborará inventarios de series documentales, inventarios de transferencias al archivo central, inventarios electrónicos.
  • Nos encargaremos de verificar, integrar, depurar la documentación y conservación de los mismos, contenida en los medios de almacenamiento: cajas, files,
  • Los tipos de documentos pueden ser textuales (impresos), iconográficos (planos, fotografías, diapositivas, etc.), sonoros (discos compactos), electrónicos (disquetes, CD_ROM, base de datos, etc.). Virtuales (webs, blogs, etc.), entre otros.
  • Se trabajará con documentos almacenados en cajas, archivadores de palanca, en expedientes, en paquetes u otros medios de almacenamiento. Las documentaciones se considerarán como series documentales tales como informes técnicos, órdenes de servicio, Formatos de reclamo, Resoluciones, Hojas de Coordinación, Memorandos y otras correspondencia interna y externa, etc.

Metodología de Trabajo

Clasificación de documentos

Se clasificarán los archivos por series documentales propias de cada Sede o Local

Ordenamiento de documentos

Se ordenarán los documentos de manera correlativa, alfabética, numérica, alfanumérica y cronológica, según sea necesario.

Rotulación de documentos

Se realizará un rotulo a manera de carátula para cada documento donde se describirá de manera resumida su información para poder ubicarlos.

Inventario de documentos

Todos los documentos serán descritos e inventariados detallando sus características y ubicación física correspondiente.

Codificación de documentos

Se asignará un código a cada tipo de documentos para poder llevar el control de sus movimientos.

Reubicación física de los archivos

Se reubicará, según la organización realizada, toda la documentación en las estanterías metálicas asignadas ya sea en el Archivo de Gestión, Archivo Periférico o Archivo Central.

Generación de Base de Datos

Toda la información inventariada será registrada en nuestro Sistema de Inventario y exportado a Formato excel y Archivo DBF.

Anexado de documentos

Los documentos sueltos y prestados serán ubicados y anexados en sus respectivos expedientes o files.

Transferencia de documentos al archivo central

Se realizará un trabajo de selección documental donde se determinarán los valores y periodos de retención de documentos para así detectar aquellos que por su antigüedad ya no son consultados y tienen que ser transferidos a la siguiente etapa de archivos (Archivo Central de la Empresa).

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